Guide till årsmöte

1. Innan mötet

   Förberedelserna gör stor skillnad för hur bra ert årsmöte kommer att gå. Här går vi steg för steg igenom de förberedelser ni behöver göra inför ert möte.

1. Läs igenom era stadgar
   I stadgarna finns regler för hur ert årsmöte ska hållas, vilka punkter som ska diskuteras och annan nyttig information. Har er organisation inga stadgar kan ni använda knapparna längst ner på denna sida för att kontakta kansliet och få hjälp.

2. Boka ett datum
   Stadgarna lämnar oftast en viss frihet när det kommer till att hålla mötet, oftast anges bara en generell period. Ett bra tips för att få så många besökare som möjligt är att inte placera mötet under en tentaperiod.

3. Bestäm hur mötet ska hållas
   Om ni har studenter som läser på distans bör ni skapa möjligheter för dem att delta på annat sätt än fysiskt. Se över vilka möjligheter ni har i god tid! Studentkåren har också en rad lokaler att tillgå som man kan boka här

4. Gör en dagordning
   I vissa stadgar står exakt vilka punkter som måste finnas på dagordningen. I andra finns det inte angivet, ett bra tips är då att kolla förgående årsmötesprotokoll för stöd.

5. Skriv en verksamhetsberättelse
   En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.

6. Gör ett bokslut
   OBS! Det är inte alla organisationer som har ekonomiskt ansvar. Om man inte har det behövs inget bokslut.

Bokslutet är en sammanfattning av organisationens ekonomiska resultat där alla inkomster och utgifter redovisas. Läs mer här.

1. Kallelsen
   I era stadgar kommer ni att hitta hur lång tid innan (och i vissa fall hur) kallelsen ska skickas ut. Kallelsen bör innehålla dagordning, verksamhetsberättelse, tid, plats, information om hur man skickar in motioner (och motionsstopp) samt eventuella underlag till propositioner. Kallelsen ska göras tillgänglig för alla via exempelvis Athena och/eller Facebook.

2. Hitta mötesordförande och sekreterare
   Normalt leds årsmötet av en mötesordförande (alltså inte den ordinarie ordföranden i organisationen). Det lättaste sättet är att använda föreningens nätverk för att hitta en sådan. En bra idé kan vara att kolla med liknande organisationer på SU om de har någon som vill ställa upp. Samma procedur gäller för sekreteraren.

3. Bestäm roller att ha under mötet
   Vissa funktioner kan vara extra bra att ha bestämt i förväg till exempel.: någon som tar närvaro i dörren/när deltagare loggar in, någon som sköter tekniken, någon som presenterar verksamhetsberättelsen.

4. (Bonuspunkt) Fika!
   Ja, ett möte blir alltid trevligare när det bjuds på fika. Tumregeln här är att något alltid är bättre än inget. OBS: Försök gärna ta hänsyn till allergier eller övriga preferenser.

Kommit såhär långt?
Bra jobbat, då är ni redo för punkt 2: Under mötet!

2. Under mötet

Mötesformalia kan vara lurigt, här ger vi er en guide till både begrepp som kan användas och annan praxis på årsmöten.

“Jag förklarar härmed mötet öppnat.”

Efter de orden har OTROLIGT många viktiga beslut fattats och idag är det er tur. Här nedan går vi igenom några punkter som kan vara bra att känna till och följa.

1. Mötets öppnande
   Mötet öppnas i regel av den nuvarande ordförande, som sedan presenterar den person som styrelsen har föreslagit, och låter dem som är på plats godkänna förslaget innan klubban lämnas över.

2. Fastställande av röstlängd
   Att fastställa röstlängden är inte svårare än att man räknar hur många röstberättigade som är på plats. Detta för att på förhand kunna veta hur många röster som krävs för majoritet ifall en röstning måste genomföras. TIPS! Personen som ni utsåg till att ta närvaro i förra steget kan med fördel skriva ned röstlängden innan mötet öppnas.

3. Utse två justerare
   Generellt i stadgarna ska man ha två justerare. Deras jobb är att hålla lite extra koll under mötet för att sedan godkänna det protokoll som sekreteraren skrivit. Praxis är också att dessa personer agerar rösträknare vid röstning.

4. Ordlista
   Att göra en lista av alla specialord som används i mötessammanhang skulle bli en hel sida i sig själv, därför får ni här en extern länk med ordlista

5. Öppen eller dold votering
   I de flesta av årsmötets ärenden röstar(även kallat voterar) man med acklamation men i vissa fall måste man rösta på ett annat sätt, det finns då två typer öppen och dold. Vid en öppen votering duger exempelvis handuppräckning, men i känsliga frågor av exepelvis personlig typ kan det vara en bra idé att genomföra röstningen på ett sätt som gör att ingen ska kunna se vad du röstat. I regel kan en votering alltid göras dold om någon på mötet kräver det, det är då upp till mötesordföranden att avgöra om det är nödvändigt.

Nu är ni nästan klara, det bara en del kvar och det är 3: Efter mötet!

3. Efter mötet

Efter mötet måste rätt dokument signeras av rätt personer och skickas till rätt ställe.

“Då förklarar jag mötet avslutat…men protokolljusterarna och den nya styrelsen får stanna kvar!”

Ja, så brukar det låta i slutet av mötet. Ni har nämligen några få punkter kvar innan ni är riktigt klara.

1. Justera protokollet
   Det är nu protokolljusterarna får göra sitt jobb. De läser igenom protokollet och om det överensstämmer med deras uppfattning om vad som beslutades signerar de protokollet.

2. Planera ert konstituerande möte
   Detta mötet kan med fördel hållas direkt efter årsmötet, i annat fall bör den nya styrelsen planera det så snart som möjligt. Läs mer om konstituerande möte.
   OBS! Alla organisationer behöver inte ha ett konstituerande möte. Läs i era stadgar eller klicka på mejlknappen nedan för att fråga kansliet.

3. Skicka den nya infon till SUS Kansli
   Förening, klicka här!
   Student-/doktorandråd, klicka här!

4. Skicka protokollet till SUS kansli
   Föreningar, klicka här!
   Student-/doktorandråd, klicka här!

Ni har nu alla förutsättningar för att genomföra ett riktigt bra årsmöte! Lycka till!